Moteur de recherche d'offres d'emploi Région Grand Est

Agent d'Accueil H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2022-599  

Statut

Classification du poste

R

Catégorie hiérarchique

C

Grade autorisé/de recrutement

Adjoint technique des établissements d'enseignement

Adjoint technique principal de 2ème classe des établissements d'enseignement

Adjoint technique principal de 1 ère classe des établissements d'enseignement

Adjoint technique

Adjoint technique principal de 2ème classe

Adjoint technique principal de 1ère classe

Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Demandeur

Type de recrutement

Remplacement

Service demandeur

EMP 16624 DVP DJSE

Date limite dépôt candidature

18/12/2022

Localisation du poste

Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région

Maison des sports - Tomblaine

Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS

Maison Régionale des Sports de Tomblaine

Description du poste

Type de contrat

Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)

Intitulé du poste

Agent d'Accueil H/F

Missions de la Direction / du service / du pôle

La Maison Régionale des Sports est un outil de la politique sportive régionale menée par la Région Grand Est. C'est un lieu de rencontres et d'échanges proposant des services : locations de bureaux, de salles de réunions, de locaux de stockage. 51 structures différentes y occupent des bureaux actuellement. Les 17 salles de réunion, l'amphithéâtre et la salle de réception sont réservés tout au long de l'année et permettent au monde associatif, aux structures privées, aux partenaires régionaux d'organiser des réunions, des séminaires, des colloques, des assemblées générales, des évènements divers.

Missions du poste

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, son orientation, son information et son accompagnement

- Participer à la gestion du planning mission de réservation des salles de réunions de la Maison Régionale des Sports

- Assurer un appui logistique et une assistance administrative à la gestion et l’animation du site.

Activités

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, l’orientation, l’information, l’accompagnement

Assurer l’accueil physique et le filtrage des visiteurs

Réguler l’entrée et surveiller les accès au public

Informer, orienter, et accompagner les visiteurs en salles de réunion si besoin, dans le respect des procédures d’accueil définies par la démarche « qualité d’accueil » choisie par la Région et des situations particulières (COVID, vigipirate par exemple).

Gérer le fléchage des salles, la diffusion des informations par voie d’affichage et des outils de communication mis à disposition du public

Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation de la structure

Gérer le standard et l’accueil téléphonique, faire le lien téléphonique avec les structures

occupantes

Assurer l’accueil spécifique des traiteurs et entreprises assurant la maintenance ou des travaux

Assurer le lien avec les sociétés gérant les distributeurs de boissons, les bonbonnes d’eau, etc.

 

- Participer à la gestion du planning de réservation des salles de réunion de la Maison Régionale des Sports

Renseigner sur la procédure de réservation

Assurer le lien avec les structures souhaitant réserver ou ayant réservé (anticipation demandes diverses (clés, câbles informatiques, matériel))

Valider les salles gratuites sur le logiciel de réservation

Distribuer les clés des salles de réunion

Gérer et distribuer le matériel mis à disposition (vidéo projecteur, tableau blanc, etc.)

 

- Apporter un appui logistique et une assistance administrative à la gestion et l’animation de la MRS

Participer à l’organisation de la mise à disposition du matériel de visibilité de la Région (signalétique)

Assurer la tenue du registre de retrait et de dépôt du matériel Région, le contact avec les emprunteurs et la vérification du matériel

Assurer la programmation de l’ouverture et de la fermeture des portes ainsi que l’enregistrement du code d’accès dans logiciel de commande des portes d’entrée et de la salle informatique

Réceptionner et distribuer quotidiennement le courrier, les recommandés et les colis des structures occupantes

Gérer la machine à affranchir mise à disposition des structures

Participer à l’organisation d’animations proposées aux occupants tout au long de l’année, comme des moments de convivialité, des réunions de concertation, etc.

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Relations hiérarchiques/fonctionnelles
- Hiérarchiques : Responsable de la Maison Régionale des Sports
- Fonctionnelles : DJSE

Conditions particulières du poste
Horaires fixes en lien avec les horaires d'ouverture au public de la Maison Régionale des Sports.
Possibilité de travail le samedi matin et en soirée.
Déplacement de charges lors de la livraison de colis.

Permis B obligatoire ?

Non

Poste logé ?

Non

Compétences et aptitudes

Savoir

- Connaissance du fonctionnement interne de la Région Grand Est

- Respect des procédures et des consignes

- Respect de la réglementation liée à la mission d’accueil (ex : référentiel « qualité accueil », vigipirate)

- Utilisation des logiciels bureautique

- Utilisation du logiciel de réservation des salles de réunions

 

Savoir-faire

- Sens de l’organisation

- Capacité à prendre des initiatives

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

- Capacité d’adaptation

Savoir-être

- Capacité à travailler en équipe

- Autonomie

- Rigueur

- Discrétion

- Réactivité

- Polyvalence