Moteur de recherche d'offres d'emploi Région Grand Est

Assistant Administratif H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2023-717  

Statut

Classification du poste

R

Catégorie hiérarchique

C

Grade autorisé/de recrutement

Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2 ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Demandeur

Type de recrutement

Temporaire

Durée

6 mois

Service demandeur

EMT XXXXX DVP DLDE

Recrutement souhaité à compter du :

01/03/2023

Date limite dépôt candidature

19/02/2023

Localisation du poste

Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région

Strasbourg

Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS

Site administratif Strasbourg - Place Adrien Zeller

Description du poste

Type de contrat

Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement, contrat de projet)

Intitulé du poste

Assistant Administratif H/F

Missions de la Direction / du service / du pôle

Au sein de la Direction générale adjointe en charge du développement et de la valorisation des potentiels, la Direction des lycées durables et de l'éducation définit, pilote et coordonne la stratégie de l'ensemble des actions régionales au service des lycées.

Elle regroupe quatre services sur les thématiques suivantes : stratégie et partenariat ; équipement des lycées ; accompagnement des lycées ; innovations éducatives et développement.

A cet effet, elle mène un ensemble de missions de référence sur les axes suivants :

- Assurer le bon fonctionnement des lycées ;
- Contribuer à offrir un service public de qualité à la communauté éducative ;
- Mener une politique efficiente d'entretien, de maintenance et d'investissement des établissements ;
- Doter les lycées d'équipements généraux et pédagogiques modernes ;
- Co-piloter la carte des formations professionnelles initiales ;
- Développer les partenariats en faveur du rayonnement et de l'attractivité des établissements ;
- Favoriser la transition écologique et énergétique des lycées.

Missions du poste

Vous recueillerez et traiterez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous contribuerez au bon fonctionnement du service et participerez à sa production en assistant son responsable, et plus largement, les services/la direction, notamment en matière de gestion administrative. Vous assurerez la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.

Activités

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique (renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer)
  • Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
  • Recevoir et ventiler les pièces comptables
  • Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers ...) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
  • Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
  • Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Classer et archiver les documents administratifs
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Diffuser en interne/externe les documents administratifs
  • Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
  • Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
  • Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe responsable du développement et la valorisation des potentiels de la Région Grand Est.
Poste basé à Strasbourg.
Déplacements à prévoir sur le territoire de la Région Grand Est.

Permis B obligatoire ?

Non

Poste logé ?

Non

Compétences et aptitudes

Savoir

  • Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
  • Connaissances techniques liées à son domaine d'intervention
  • Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
  • Procédures administratives
  • Techniques de secrétariat

Savoir-faire

  • Organisation méthodique du travail et gestion du temps
  • Aptitudes relationnelles
  • Capacités d'adaptation
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être

  • Rigueur
  • Capacité à travailler en équipe