Informations générales
Statut
Classification du poste
R
Catégorie hiérarchique
C
Grade autorisé/de recrutement
Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2 ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe
Demandeur
Type de recrutement
Temporaire
Durée
6 mois
Service demandeur
EMT XXXXX DVP DLDE
Recrutement souhaité à compter du :
01/03/2023
Date limite dépôt candidature
19/02/2023
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Site administratif Strasbourg - Place Adrien Zeller
Description du poste
Type de contrat
Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement, contrat de projet)
Intitulé du poste
Assistant Administratif H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Au sein de la Direction générale adjointe en charge du développement et de la valorisation des potentiels, la Direction des lycées durables et de l'éducation définit, pilote et coordonne la stratégie de l'ensemble des actions régionales au service des lycées.
Elle regroupe quatre services sur les thématiques suivantes : stratégie et partenariat ; équipement des lycées ; accompagnement des lycées ; innovations éducatives et développement.
A cet effet, elle mène un ensemble de missions de référence sur les axes suivants :
- Assurer le bon fonctionnement des lycées ;
- Contribuer à offrir un service public de qualité à la communauté éducative ;
- Mener une politique efficiente d'entretien, de maintenance et d'investissement des établissements ;
- Doter les lycées d'équipements généraux et pédagogiques modernes ;
- Co-piloter la carte des formations professionnelles initiales ;
- Développer les partenariats en faveur du rayonnement et de l'attractivité des établissements ;
- Favoriser la transition écologique et énergétique des lycées.
Missions du poste
Vous recueillerez et traiterez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous contribuerez au bon fonctionnement du service et participerez à sa production en assistant son responsable, et plus largement, les services/la direction, notamment en matière de gestion administrative. Vous assurerez la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
Activités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer)
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Recevoir et ventiler les pièces comptables
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers ...) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe responsable du développement et la valorisation des potentiels de la Région Grand Est.
Poste basé à Strasbourg.
Déplacements à prévoir sur le territoire de la Région Grand Est.
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
- Connaissances techniques liées à son domaine d'intervention
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
- Procédures administratives
- Techniques de secrétariat
Savoir-faire
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Aptitudes relationnelles
- Capacités d'adaptation
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir-être
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
Je me crée un espace candidat
