Informations générales
Statut
Classification du poste
G1
Catégorie hiérarchique
B-C
Grade autorisé/de recrutement
Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe, Rédacteur
Demandeur
Service demandeur
EMP 282 ATT DCC
Date limite dépôt candidature
19/02/2023
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Site administratif Strasbourg - Place Adrien Zeller
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Assistant de Direction H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
La Direction de la Compétitivité et de la Connaissance (DCC) accompagne le développement économique de la Région Grand Est. Elle pilote les politique d'interventions régionales, fournis expertise et conseils, assure le financement des projets des entreprises, des associations, des établissements d'enseignement supérieur et de recherche dans leurs projets d'investissements et d'innovation avec l'ambition de dynamiser l'économie de la Région Grand Est. Elle soutient les entreprises tout au long de leur cycle de vie, pour qu'elles puissent innover, investir et devenir plus compétitives, pour qu'elles modernisent leurs outils de production et se développent à l'international avec l'objectif de construire un environnement propice au maintien et à la création d'emplois.
Composée de 6 services (Révolution numérique, Transitions industrielles, Connaissance, transfert de technologie, Compétitivité des territoires, Transversalité et prospective, Financement des entreprises), la Direction de la Compétitivité et de la Connaissance compte 73 agents répartis sur 3 sites (Strasbourg, Metz et Chalons en Champagne).
Missions du poste
Assiste l’équipe de direction (directrice et directeurs adjoints) en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Activités
- Organiser les activités professionnelles de la directrice et des directeurs adjoints: agenda, déplacements, etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique concernant les sollicitations à l’endroit de la Directrice et des directeurs adjoints : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Participer aux réunions du comité de direction de la DCC, piloter leur planification, la préparation des ordres du jour, et la rédaction des compte-rendus/relevés de décisions
- Participer aux réunions des commissions thématiques du Conseil régional liées à l’activité de la DCC, et contribuer à la rédaction de leur compte-rendu
- Suivre les projets et activités de la DCC
- Gérer et actualiser une base d’information,
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la DCC
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Relations hiérarchiques/fonctionnelles
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la DCC. Plusieurs missions du poste sont menées en coordination étroite avec d'autres assistantes de la DCC (assistantes également affectées à la direction, ou à un ou plusieurs services).
Conditions particulières du poste :
Encadrement à distance au moins 3 jours sur 5. Les nombreux déplacements de l'équipe de direction (directrice et directeurs adjoints) nécessitent pour le-la titulaire du poste de faire preuve d'une très grande autonomie et d'anticipation dans l'exercice de ses fonctions.
Le poste peut être soumis à des pics d'activité, en fonction des obligations de service et de la demande de la Directrice.
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
Connaissances des conditions d’intervention de la Région dans les domaines traités au sein de la DCC (cadre général d’intervention de la collectivité sur un plan technique, juridique, règlementaire)
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Maitrise des outils informatiques : logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) de messagerie électronique, de travail collaboratif (Teams, Klaxoon, Genially), et progiciels internes liés à la gestion de l’activité de la collectivité (GECO, PROGOS, ARPEGE, etc.).
Savoir-faire
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Capacités à appréhender un nombre très important de dossiers et de thématiques.
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Capacités rédactionnelles
Savoir-être
Autonomie
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Je me crée un espace candidat
