L’alliance de la force de frappe régionale et de la proximité avec les usagers : les 12 Maisons de Région mettent en œuvre les politiques régionales au cœur des territoires et au plus près des acteurs locaux. Le périmètre de la Maison de Région de Thionville-Longwy couvre 266 communes du nord de la Moselle et de la Meurthe-et-Moselle.

70 agents, dont 30 sont localisés dans les bureaux de la Maison de Région, œuvrent au quotidien :

- pour la maintenance, la rénovation des bâtiments et la gestion informatique des 15 lycées publics

- pour le recrutement et l’accompagnement des 400 agents régionaux qui travaillent dans ces lycées

- pour le soutien aux projets économiques, des entreprises et la formation des demandeurs d’emplois

- pour le soutien aux projets des communes et des EPCI : équipements publics, transition énergétique, préservation de l’eau et de la biodiversité

Des équipes supports sont en charge de la gestion comptable et des marchés ainsi que de la communication. 1 directrice et 4 chefs de service assurent l’encadrement des équipes.

 Rejoignez une équipe dynamique, engagée et conviviale ; et contribuez vous aussi à l’action régionale concrète et de proximité.

Ce poste est fait pour vous si :

- vous aimez rendre service 

- vous appréciez le contact avec les partenaires et les usagers 

- la rigueur professionnelle vous définit

- vous faites preuve d’initiative et de curiosité intellectuelle 

- la diversité des missions et la polyvalence ne vous font pas peur

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors, bienvenue ! En tant qu’assistant-e de direction, vous collaborerez directement avec la directrice et les chefs de service pour assurer le bon fonctionnement de la Maison de Région.

1/ Apporter un appui organisationnel et administratif à la Direction

- Gérer l’agenda de la directrice : organisation des réunions, gestion des rendez-vous

- Rédiger, relire et mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus de réunion

- Suivre le traitement des documents (notes, i-Parapheur) et assurer leur classement informatique

- Tenir à jour les principales bases de données (contacts, lycées…)

- Constituer à la demande, des fonds de dossier pour certaines réunions

- Participer aux réunions de direction, suivre les principaux projets et activités de la Maison de Région

2/ Assurer l’accueil dans le respect des engagements Services Publics +

- Assurer l’accueil physique de la Maison de Région

- Contribuer à l’accueil téléphonique en tant que 1er niveau de prise des appels

- Coordonner l’accueil téléphonique avec les 2 autres agents concernés

- Traiter et orienter les mails (boite mail Accueil, boite mail Notes)

- Enregistrer et traiter le courrier entrant et sortant au moyen des outils mis à disposition (Courri’Est, Maileva)

 3/ Contribuer à la communication interne et externe

- Diffuser en interne les informations et documents pertinents, par mail ou affichage

- Elaborer et diffuser l’agenda hebdomadaire de la Maison de Région

- Elaborer quotidiennement la revue de presse territorialisée

- Suivre et contribuer à la rédaction de la revue d’actualité de la Maison de Région

- Apporte un appui à la Chargée de mission Visibilité territoriale dans la production de documents de communication interne et externe

- Participer à l’organisation des déplacements du Président et des conseillers régionaux

4/ Apporter un soutien transverse aux services

- Aider à l’organisation matérielle et logistique des réunions au sein de la Maison de Région, en lien avec les agents référents

- Accueillir et informer les nouveaux agents sur les process, les outils de la collectivité, les règles de bon fonctionnement

- Suivre l’entretien de la flotte de véhicules de service

- Gérer l’inventaire et les commandes de matériels et de fournitures

En fonction de ses appétences et des projets, l’assistant-e de direction peut suivre et/ou contribuer à des actions transverses : organisation de séminaires collectifs, de temps d’information, intelligence artificielle, portrait de territoire…

La directrice sera à l’écoute d’autres propositions contribuant au bon fonctionnement de la Maison de Région, à la qualité de la relation usagers et à la cohésion interne.

- Compréhension générale de l’organisation des collectivités territoriales

- Compréhension générale des compétences et missions de la Région

- Méthodes et usages de la collectivité : chartes, procédures, formulaires, organigrammes

- Règles de l’expression orale et rédactionnelle

- Techniques d’accueil et de communication

- Organiser et gérer son temps de travail

- Identifier et gérer les priorités

- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des documents administratifs, des comptes-rendus

- Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers

- Suivre des projets, des échéances, rappeler des informations importantes

- Renseigner et orienter les interlocuteurs

- Renseigner des tableaux de suivi, des bases de données

- Utiliser les outils bureautiques et informatiques (suite Office, outils de la collectivité)

- Organiser des réunions, prendre en charge la préparation logistique

- Rendre compte à sa hiérarchie

- Capacité à travailler en équipe

- Aptitudes relationnelles

- Expression écrite et orale

- Rigueur

- Ponctualité

- Discrétion, respect

Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe