Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Les Maisons de Régions renforcent la présence territoriale de la Région en assurant la proximité avec les usagers et les acteurs locaux. Elles constituent les portes d'entrée de la Région dans les territoires ; elles sont les garantes de l'articulation des politiques régionales et de la prise en compte des enjeux territoriaux dans leur mise en œuvre. Le Service Administratif et Financier de la Maison de la Région de Châlons-en-Champagne garantit la fiabilité et la régularité des tâches administratives et financières qui sont menées dans le cadre de l'activité de la Maison de la Région (lycées, transports, développement territorial). Il assure la gestion financière des opérations confiées à la Maison de la Région de Châlons-en-Champagne. Il est en lien principalement avec le service construction maintenance de la Maison de Région qui gère 21 sites (lycées/CREPS). Il a un rôle d'interface finances avec les directions centrales (opérationnelles et fonctionnelles). Par ailleurs il intervient systématiquement
sur les problématiques transversales (démarche qualité de la relation à l'usager – gestion des permanences, suivi des moyens).

Assure les actes de gestion financière en appliquant les procédures et réglementation en vigueur. Assure le traitement comptable des dépenses et des recettes de la collectivité. Traite et vérifie les données, exploite les systèmes d’information. Peut informer et orienter les services et/ou les partenaires sur les processus.

Gère administrativement et financièrement des marchés publics en liaison avec les services concernés

- Appliquer les règles et procédures propres au domaine financier et de la comptabilité publique et à la commande publique
- Collecter et/ou traiter des données spécifiques à la gestion financière dans le respect des procédures définies
- Assurer l’exécution comptable des décisions ainsi que leur suivi
- Vérifier les dépenses/recettes et factures relatives aux marchés, conventions et partenariats
- Liquider les dépenses/recettes et factures relatives aux marchés, conventions et partenariats
- Vérifier la conformité des pièces justificatives des demandes de paiement, les pièces financières et budgétaires relatives aux avenants des marchés publics, etc…
- Alimenter des outils de suivi d’activité et des états prévisionnels budgétaires

1. Activités principales : gestion financière et administrative
- Gestion et création de tiers sur l’outil financier « TIGRE » ;
- Procéder aux opérations d’engagement et de liquidation des dépenses ;
- Réception, vérification et classement des pièces comptables justificatives des dépenses ;
- Réception et gestion des factures via l’outil « CHORUS-PRO » ;
- Collecte et contrôle des pièces justificatives, vérification de la conformité vis-à-vis des marchés ;
- Suivi administratif et financier de l’exécution des marchés et participation à l’exécution financière des lettres de commandes inférieures à 25 000€ : gestion des avances, décomptes, factures.
Calcul et contrôle des révisions et actualisations des prix et pénalités de retards éventuelles conformément aux dispositions contractuelles;
- Assurer le suivi des devis, la notification des lettres de commande aux entreprises, la mise à jour de tableaux de suivi ;
-Établissement, quand nécessaire, des certificats pour paiements, des états récapitulatifs de paiements et certificats administratifs ;
-Dématérialisation des pièces.
- Suivi et diffusion des suspensions, rejets, observations de la Paierie régionale ;
- Tenue et mise à jour régulière de tableaux de bord ;

2. Activités secondaires : appui aux autres services de la Maison de Région
- Assurer la suppléance de l’assistante de direction lors de ses absences : accueil physique et téléphonique de la Maison de la Région, courrier, mail, intendance de la Maison de Région, respect de la labellisation Service Public +
- Réception, envoi, distribution, enregistrement des courriers du SAF
- Appui au pôle développement territorial dans le cadre des instructions de dossiers de demandes d’aides régionales relevant de la Maison de Région
- Appui ponctuel aux différents services de la Maison de Région (logistique, administratif).

- Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
- Connaissances liées à son domaine d’activité
- Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire, organigramme
- Procédures administratives
- Nomenclature comptable (M57)

- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Attitudes de service