Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2024-4408
Statut
Classification du poste
G1
Catégorie hiérarchique
B-C
Grades autorisés de recrutement
Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe
Adjoint technique, Adjoint technique principal de 2ème classe, Adjoint technique principal de 1ère classe, Rédacteur
Agent de maîtrise, Agent de maîtrise principal
Technicien
Demandeur
Nombre de postes à pourvoir
1
Recrutement souhaité à compter du :
01/01/2025
Date limite dépôt candidature (à minuit)
10/11/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Châlons-en-Champagne ou Metz ou Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Non défini
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Gestionnaire Fichiers Protocolaires/Invitations/Billetterie H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Les relations publiques sont aujourd’hui un enjeu majeur dans la vie d’une collectivité. Elles sont un véritable levier de notoriété, d’image et de confiance.
Le service relations publiques participe au quotidien à la valorisation de l’image de l’institution, du Président et des élus . Il assure une mise en confiance entre partenaires, publics institutionnels et citoyens, puis développe et entretien ce réseau. Les actions menées au sein de ce service ont une visibilité directe et immédiate et doivent ainsi atteindre l’excellence.
Garant de la qualité de l’organisation des manifestations, il coordonne la préparation des séquences et veille à leur bon déroulement.
Le service assure la préparation des plannings d'envoi des invitations, la création de l'invitation ainsi que la mise à jour du fichier protocolaire.
Missions du poste
Le gestionnaire Fichiers Protocolaires assure la gestion des invitations/billetterie via la mise à jour de la base des contacts protocolaires. Il édite les listings et établit des listes d’invités ou de contacts en réponse aux demandes du cabinet et des services.
Il est également amené à épauler le gestionnaire Invitations pour la préparation des invitations adressées par le Président de la Région Grand Est.
Il doit assurer une veille attentive de la presse, des réseaux et de toute source d’information pour assurer une mise à jour de la base de contacts.
Il pourra également être amené à gérer la billetterie VIP afin d'assurer une bonne visibilité des élus régionaux et de leurs partenaires sur les différents événements.
Activités
Exploiter la base de données pour constituer des listings à la demande du cabinet et des directions,
Traiter, analyser et contrôler les données de la base des contacts protocolaires,
Anticiper les besoins en terme de listings pour les événements récurrents (Foire de Châlons, SIA…),
Évaluer les besoins et les attentes des interlocuteurs,
Épauler et suppléer le gestionnaire invitations dans l’élaboration des invitations protocolaires,
Maitriser les placements protocolaires sur les cartons d’invitation en lien avec le service Protocole,
Accompagner les directions dans l’envoi des invitations,
Maîtriser la chaîne de validation (lien direct avec la chefferie de cabinet du Président de la Région Grand Est),
Travailler en transversalité avec les directions,
Préparer les listes de diffusion pour l’envoi des cartes de vœux du Président au format numérique et au format papier,
Participer au déploiement et à la gestion, au développement des usages, à l’évolution de la base de données,
Épauler le service dans le gestion de la billetterie VIP.
Assurer une veille sur l’actualité territoriale.
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Sous l'autorité hiérarchique de la Chef de service Relations publiques,
Relations fonctionnelles avec les agents des directions, le cabinet du président.
Temps de travail (RTT, horaires variables)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
• Connaître le territoire
• Veille sur l’actualité territoriale
• Connaissance en systèmes d’information
• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales
• Prise en compte des règles de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)
• Connaissance des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire
• Mise en application des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Hiérarchiser les priorités
• Planification des étapes d’un projet
• Savoir concevoir
• Comprendre les contraintes et proposer des solutions pertinentes
Savoir-être
• Sens du relationnel / Discrétion / réserve
• Etre force de proposition
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Etre organisé
• Etre disponible
• Respecter sa hiérarchie
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Qualité rédactionnelle
• Etre diplomate et avoir le sens des relations publiques