Adjoint technique des établissements d'enseignement, Adjoint technique principal de 2ème classe des établissements d'enseignement, Adjoint technique principal de 1 ère classe des établissements d'enseignement

Adjoint technique, Adjoint technique principal de 2ème classe, Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère   classe

Missions de la Direction du Protocole et des Relations Publiques / Service du Protocole

Le service du protocole a pour mission d’organiser les cérémonies protocolaires auxquelles participent le Président et les élus. Il coordonne et pilote l’organisation de la séquence protocolaire. Il est garant de l’accueil physique réservé aux hautes personnalités ainsi qu’aux usagers.

Le service du protocole veille à l’application des règles protocolaires et aux rangs des personnalités. Il est en charge entre autres d’établir les plans de table lors de réception, des trombinoscopes, et de s’assurer du pavoisement des drapeaux.

Il conseille et accompagne les agents sur les différents aspects protocolaires.

Missions de la Maison de la Région

La Maison de la Région de Châlons-en-Champagne, au même titre que ses onze homologues répartis sur le territoire de la Région Grand Est, a pour rôle d'être l'interlocutrice des acteurs locaux de son ressort territorial, pour les accompagner dans leurs projets. Elle héberge en outre 5 services mis à disposition des usagers régionaux : un service Transports, un service Vie des lycées, un service Construction-Maintenance, un service Développement territorial et un service Administratif et Financier.

L’agent d’accueil est garant du bon accueil réservé aux différents publics. Il assure l’accueil protocolaire et accompagne les invités de l’exécutif. Il représente l’image de la collectivité auprès du public.

Il participe à l’organisation d’évènements se déroulant au sein de l'Hôtel de Région ou à l’extérieur.

Accueil Protocolaire :
• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des invités de l'exécutif et veiller à leur accompagnement
Accueil Physique des Publics de l’Hôtel de Région et de la Maison de Région :
• Accueillir le public sur place avec respect
• Accompagner l'usager vers le lieu de réunion
• Renseigner, orienter, et gérer les demandes du public.
• Identifier et gérer la demande selon le degrés d'urgence.
• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès.
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
• Réagir de manière pertinente aux situations d'urgence.
Gestion des Livraisons :
• Contrôler les livraisons à l'accueil.
• Orienter les livreurs vers le service du courrier ou vers le destinataire concerné.
Représentation de la Région :
• Assurer la représentation de la Région lors d'événements protocolaires et de relations publiques sur les différents sites et à l'extérieur
Signalétique et Communication Évènementielle :
• Éditer et assurer la mise en place de la signalétique évènementielle en lien avec le service Relations Publiques.
• Réaliser des trombinoscopes lors d'événements protocolaires ou de relations publiques
Organisation Administrative :
• Assurer l'accueil protocolaire des invités sous la directive du chef de service et/ou de son adjointe.
• Accompagner  l’assistante de direction de la MR dans le cadre de l’archivage
• Réceptionner et distribuer le courrier déposé par l’usager à l’Hôtel de Région et la MR
• Mettre en page les déroulés de cérémonies protocolaires sous la directive du chef de service et/ou de son adjointe.
• Gérer les réservations de salles de réunions et assurer le listing des invités en lien avec le chargé des relations publiques.
• Gérer les titres de transports en commun (CTS, Met)
Visites Guidées et Documentation :
• Préparer et assurer les visites guidées des différents Hôtels de Région.
• Participer à la réalisation d'un guide des visites guidées et à sa mise à jour.
• Oeuvrer au bon fonctionnement de la démarche de la qualité d'accueil à l'usager.
• Participer à la réalisation d’un plan des locaux et d’un plan d’accès en lien avec la mission qualité relations usagers, à destination des usagers
Accompagnement des Élus et Sécurité :
• Accompagner la Direction des assemblées lors de l'accueil et du placement des élus lors des séances plénières et commission permanente
Diffusion de l'Information :
• Diffuser l'information et la documentation, et en assurer son actualisation en la renouvelant régulièrement.
• Gérer les écrans d'accueil et créer/diffuser les messages de bienvenue.
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Sécurité :
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des biens.
• Contribuer au dispositif de sécurité et au processus d'évacuation en tant qu'Établissement Recevant du Public.

• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
• Connaître le territoire
• Etre au fait de l’actualité territoriale
• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales
• Connaissance des drapeaux des différents pays
• Connaissance des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques et notions de secrétariat.

• Organisation méthodique du travail et gestion du temps
• Aptitudes relationnelles
• Capacités d’adaptation
• Rendre compte des activités et du respect des procédures
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Hiérarchiser les priorités
• Maitriser les techniques de l’accueil physique
• La maitrise d’une langue étrangère serait un plus

• Sens du relationnel
• Devoir de réserve et de discrétion professionnelle
• Etre force de proposition
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Etre disponible
• Respecter sa hiérarchie
• Maitrise de soi et gestion du stress