Le service Cérémonies officielles et réceptions planifie et pilote la mise en place de prestations dans le cadre de l’organisation de manifestations de l’institution (séance plénière, commission permanente, commissions techniques, déjeuners et diners officiels, colloques, salons, réceptions, séminaires, …). Il supervise les prestataires externes et anticipe les besoins pour veiller à la bonne organisation de la prestation.

L’agent du protocole assure l’organisation des réceptions protocolaires initiées par la collectivité et l’exécutif (petit déjeuner, déjeuner, diner, …).

Il accueille les invités sur le lieu de réception, les installe et assure le service.

Il applique les règles protocolaires.

Il a une connaissance approfondie des règles et des techniques su service.

- Mettre en place des accueils café et approvisionner en boissons dans les salles de réunion

- Préparer et réaliser des prestations de restauration telles que des cocktails, des repas, des collations, des buffets, des petits déjeuners (dressage des mets, mise en place des tables et service)

- Officier sur l’ensemble des sites administratifs voire à l’extérieur

- Participer à l’élaboration d’un menu (choix, accords mets et vin, élaboration des menus poser sur table)

- Préparer et dresser les tables avant chaque service

- Gérer les espaces dédiés spécifiquement à l’usage du service et remettre en état les locaux après l’utilisation

- Effectuer la vaisselle et l’entretien du matériel utilisé pour le service

- Servir les invités sur les lieux de réceptions dans le respect des règles protocolaires et de bienséance

- Assurer le lien avec les services intérieurs et les partenaires externes (fournisseurs, restaurants, …)

- Accueillir les traiteurs (cuisiniers et serveurs) et les prestataires lors des réceptions, coordination lors de l’événement et contrôle

- Commander des prestations traiteurs selon les règles des marchés publics

- Contrôler la marchandise et entretenir le matériel

- Gérer les flux et les stocks de matériels et de fournitures et tableaux de suivi des stocks

- Gérer la cave à vin (achat, état des stocks et tenue du livre de cave)

- Commander des marchandises diverses (denrées, boissons, …)

- Utiliser un calendrier partagé à l’ensemble du service des prestations dans un tableau de suivi

- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations

- Gérer et suivre les commandes et les factures

- Contrôler les lettres et les bons de commande avant la notification effectuée par le SAF

Devoir de réserve et de discrétion professionnelle

Avoir une formation dans le domaine de l’hôtellerie restauration

Maitrise des outils bureautiques

Connaissance des règles protocolaires et de bienséance

Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions

Connaitre le territoire

Être au fait de l’actualité territoriale

Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire et organigramme

Us et coutumes cultuelles (salutations, comportements, art de la table, produits alimentaires) 

Rendre compte des activités et du respect des procédures

Hiérarchiser les priorités

Connaissance approfondie de l’accueil et du travail en salle

Organisation méthodique du travail et gestion du temps

Capacité à travailler en transversalité

Aptitudes relationnelles

Capacité d’adaptation

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Attitudes de service et tenue irréprochable

Rigueur

Discrétion/réserve

Diplomatie

Polyvalence

Sens de l’écoute

Être organisé

Être disponible

Respecter sa hiérarchie

Capacité à travailler en équipe

Réactivité

Dynamisme

Sans de l’observation

Adjoint technique

Adjoint technique principal 2ème classe

Adjoint technique principal 1ère classe,

Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe