Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2024-4424
Statut
Classification du poste
G1
Catégorie hiérarchique
B-C
Grades autorisés de recrutement
Adjoint administratif
Adjoint administratif principal de 2ème classe
Adjoint administratif principal de 1ère classe
Rédacteur
Demandeur
Recrutement souhaité à compter du :
01/01/2025
Date limite dépôt candidature (à minuit)
21/11/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Maison de la Région de Mulhouse
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Site de Mulhouse
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Assistant de Direction à la Maison de la Région de Mulhouse H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Renforcer la présence territoriale de la Région Grand Est en assurant la proximité avec les usagers et les acteurs locaux. Les Maisons de Région constituent les portes d’entrée de la collectivité dans les territoires ; elles sont les garantes de l’articulation des politiques régionales et de la prise en compte des enjeux territoriaux dans leur mise en œuvre.
Missions du poste
Au sein d’un pôle de deux agents, la personne assiste principalement la direction ainsi que les cheffes et chefs de services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Activités
A titre principal, l'agent apporte un soutien administratif aux différents service de la MR :
- Saisie et mise en forme des courriers, rapports, notes et divers documents, gestion des mailings.
- Gestion des relations et des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.
- Préparation des dossiers pour des réunions et rédaction des comptes-rendus.
- Diffusion en interne/externe des documents administratifs, des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Suivi administratif de dossiers, contribution à l'instruction et mises en œuvre de procédures.
- Accueil téléphonique et des visiteurs.
- Soutien au pôle accueil à la gestion des rendez-vous et de l'événementiel avec préparation matérielle
- Classement et archivage.
En activité secondaire, assure l'assistanat de la direction de la MR :
- Organiser les activités professionnelles du directeur : agenda, déplacements, etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du directeur : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer,
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants de la MR, suivre les réponses apportées
- Rédaction de courriers
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Saisie des rapports dans AirDélib, I-parapheur
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Gestion du planning des notes/ revue d’actualités à adresser aux élus
- Classer et archiver les documents administratifs
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Tutorat de stagiaires et saisonniers (hors service transport)
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Poste rattaché hiérarchiquement à la Responsable du Service Administratif et Financier de la Maison de la Région.
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
Maitrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (suite office...)
Maitrise confirmée des règles de la langue française, en particulier à l'écrit
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Savoir-faire
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Aptitude à communiquer et capacités d'initiative
Savoir-être
Rigueur et fiabilité
Capacité à travailler en équipe
Discrétion
Sens des responsabilités
Réactivité et disponibilité
Je me crée un espace candidat
