◦ Gestion du processus de paie et de la carrière des agents de la collectivité (de l’embauche à la radiation)
◦ Gestion et suivi du SIRH, élaboration de procédures
◦ Gestion de la retraite
◦ Gestion des médailles d’honneur régionales du travail
◦ Gestion des instances paritaires et groupes de travail paritaires liés à la carrière (CAP, CCP, GTP)
◦ Gestion des entretiens professionnels annuels
◦ Gestion des procédures disciplinaires
◦ Instruction et suivi des demandes de protection fonctionnelle
◦ Pilotage de la cellule en charge des enquêtes administratives

Au sein du service Vie Professionnelle de la Direction des Ressources Humaines, la gestionnaire administrative assure la gestion d’un portefeuille d’agents sur la prévoyance et participe à la gestion administrative de la carrière des agents en lien avec les gestionnaires carrière et paie.
L’agent est également amené à contribuer au bon fonctionnement du service notamment en matière de gestion administrative transversale.

Gérer un portefeuille d’agents sur la prévoyance
• Réaliser mensuellement une extraction des agents à demi et sans traitement
• Mettre en place et alimenter un tableau de bord de suivi des agents indemnisés au titre de la prévoyance
• Compléter les documents à transmettre aux différents organismes
• Informer et conseiller les agents

Participer à la gestion des carrières
• Participer aux campagnes SFT et temps partiel : mise à jour des documents, diffusion…
• Mettre en place et alimenter un tableau de bord de suivi des cumuls d’activités
• Mettre en place et alimenter un tableau de bord de suivi des stagiaires avec envoi et suivi des évaluations périodiques
• Mettre en place et alimenter un tableau de bord de suivi des positions statutaires (détachement, disponibilité, congé parental, etc.)
• Préparer et envoyer les dossiers des agents radiés
• Rédiger des divers courriers en lien avec la carrière
• Dans le cadre de la procédure départ définie, assurer la transmission des fiches départ à l’ensemble des services concernés

Tâches administratives transversales
• Assurer la gestion de la boite mail dédiée aux casiers judiciaires et mettre en place et alimenter un tableau de bord de suivi des demandes formulées par les services recruteurs : réponses aux sollicitations suite à l’analyse juridique réalisée, tenue et mise à jour d’un tableau de bord
• Assurer le suivi et la gestion de la boite mail générique du service Vie professionnelle
• Assurer la mission de référente du référentiel agents dans le cadre de la Digital Work Place : actualisation et mise à jour des référents du service Vie professionnelle
• Participer à la création, à la tenue et à l’archivage des dossiers individuels
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (tri, répartition…) et gestion de Courri'est en l’absence de l’assistante en charge de cette mission
• Réaliser des publipostages d’arrêtés et de courriers dans le cadre des campagnes relatives à la carrière et la rémunération
• Assurer la gestion des commandes de fournitures pour l’ensemble de la DRH

Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné

Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (Word, Excel, logiciels RH et financier, Outlook)

Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme

Procédures administratives

Organisation méthodique du travail et gestion du temps

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Qualités relationnelles et rédactionnelles

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Attitudes de service

Autonomie et esprit d'initiative

Neutralité, discrétion professionnelle et confidentialité

Sens du contact, de l'écoute et de l'accueil

Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe