Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2024-4380
Statut
Classification du poste
R
Catégorie hiérarchique
C
Grades autorisés de recrutement
Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2èmeclasse, Adjoint administratif principal de 1ère classe
Demandeur
Type de recrutement
Temporaire
Durée
CDD 6 mois
Recrutement souhaité à compter du :
01/11/2024
Date limite dépôt candidature (à minuit)
27/10/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Site administratif Strasbourg - Place de la République
Description du poste
Type de contrat
Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement)
Intitulé du poste
Assistant administratif du pôle soutien au patrimoine H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Le service Inventaire et patrimoine met en œuvre la politique patrimoniale de la Région qui se compose de 3 missions : la connaissance à travers la mission d'Inventaire général du patrimoine culturel; le soutien au patrimoine par la politique de financement ; l'animation de filière via le Comité d'Histoire régionale.
Missions du poste
Ce poste de renfort prendra en charge une partie de la gestion administrative des dossiers de subvention du pôle. Il assurera la mise à jour des outils de pilotage et reporting après leur élaboration en lien avec le chef du pôle soutien au patrimoine et l'équipe de direction du service. Il participera à la planification des échanges avec les nombreux partenaires. Les missions consisteront :
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle (pré-instruction des aides, mise à jour des fichiers, etc.)
- Mise à jour des procédures administratives
- Mise à jour des outils de pilotage et reporting
- Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant l'équipe dans la gestion administrative des actions (correspondances administratives, événements, consultations des instances...).
Activités
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants (GECO)/sortants, suivre les réponses apportées
- Recevoir, ventiler les pièces et formaliser les accusés-réception de dossier de subvention
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités du pôle
- Gérer et actualiser les outils de pilotages
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Le poste sera placé sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle Inventaire et patrimoine. Le poste n'implique pas de contrainte particulière mais des déplacements occasionnels sont possibles à l'échelle du Grand Est.
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
- Connaissances liées au domaine d’intervention
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire
- Procédures administratives
- Techniques de secrétariat
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir-faire
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment excel
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
- Capacités d’adaptation
- Capacités rédactionnelles
Savoir-être
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Attitudes de service
Je me crée un espace candidat
