Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2024-4428
Statut
Classification du poste
R
Catégorie hiérarchique
C
Grades autorisés de recrutement
Adjoint administratif
Adjoint administratif principal de 2ème classe
Adjoint administratif principal de 1ère classe
Demandeur
Remplacement souhaité à compter du :
01/01/2025
Date limite dépôt candidature (à minuit)
24/11/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Maison de la Région de Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Site administratif Strasbourg - Rue Oberlin
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Assistant Administratif - Maison de la Région de Strasbourg H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Les Maisons de Régions constituent les portes d'entrée de la Région Grand Est dans les territoires ; elles sont les garantes de l'articulation des politiques régionales et de la prise en compte des enjeux territoriaux dans leur mise en œuvre.
La Maison de la Région de Strasbourg s'organise autour de 5 services :
- Service Administratif et Financier
- Service Construction et Maintenance en charge des questions d'entretien/maintenance et construction des Établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) du périmètre de l'Eurométropole de Strasbourg et de la Communauté de Communes du Kochersberg-Ackerland
- Service Vie des Lycées : en charge de la gestion des Adjoints Techniques Territoriaux des Établissements d'Enseignement (ATTEE) des lycées du périmètre (EMS et ComCom Kochersberg-Ackerland)
- Service Développement Territorial : en charge du développement territorial de l'offre de formation, du développement économique et de l'instruction des dossiers relatifs à la Transition énergétique
- Service Transports : en charge de la gestion des transports interurbains et scolaires de voyageurs sur le réseau FLUO67 selon les politiques transports votées.
Missions du poste
Au sein du Service Administratif et Financier, le titulaire du poste recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service Construction Maintenance ainsi que du Service Administratif et Financier.
Il contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production, en assistant son responsable, et plus largement, les services notamment en matière de gestion administrative. Il assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
En outre, il accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l’image de la collectivité auprès des visiteurs.
Activités
Activités principales
En qualité d'assistant administratif pour le Service Construction et Maintenance :
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique en partenariat avec l'assistante de Direction de la Maison de la Région
- Réceptionner et distribuer le courrier entrant
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assister aux dialogues de gestion dans les lycées et en rédiger les comptes-rendus
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assister les équipes EMOP (Equipe Mobile d'Ouvriers Professionnels) pour le suivi et les rendez-vous relatifs à :
_La gestion du Contrôle Technique des véhicules
_La gestion réglementaire des Contrôles techniques des bâtiments (Ascenseurs, Nacelles, ...)
- Assurer un suivi des besoins et commandes de vêtements professionnels et équipements de sécurité pour les équipes
- Classer et archiver des documents
Activités secondaires
En qualité d'assistant administratif pour le Service Administratif et Financier :
- Assister la cheffe du service pour toutes les questions logistiques de la Maison de Région
- Assurer la suppléance pour l’accueil physique et téléphonique des usagers en l'absence de l'agent d'accueil : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Gérer le planning de réservation des activités de la Maison de Région : suivi de l'agenda, gestion des demandes (de réunions et intendance)
- Surveiller et être le relais des systèmes de sécurité
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Le poste est rattaché hiérarchiquement à la cheffe du Service Administratif et Financier de la Maison de la Région de Strasbourg et fonctionnellement au chef du Service Construction Maintenance.
Un temps de présence (20 % maximum) sur le site de l'EMOP au sein du lycée Le Corbusier à Illkirch est à prévoir. (accessible en Tram)
Télétravail possible selon nécessité de service
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées à son domaine d’intervention
Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire, organigramme
Techniques de standard
Techniques d’accueil, règles de communication
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Savoir-faire
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Savoir-être
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Je me crée un espace candidat
