Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Rédacteur

L’Autorité Technique « numérique » de la Région Grand Est est portée par la Direction du Numérique qui structure, dès lors, la démarche projet relatif au numérique et assure la maîtrise d’ouvrage dans les choix des composants technologiques.

La Direction pilote la gouvernance opérationnelle du numérique avec les métiers pour positionner le SI comme source de création de valeur, priorise les chantiers en concertation avec la Direction Générale (ou selon un mandat fixé) et propose/élabore des stratégies informatiques/numériques pour prise de décision.

La transformation digitale est au cœur de la mission de la Direction du Numérique tout en étant le garant d’un système d’information adapté et sécurisé.

La Direction du Numérique est engagée dans une évolution interne dans une logique d’alignement avec une forte ambition numérique portée par l’Exécutif régional.

L'assistant de direction assiste et seconde les membres / cadres de la Direction (de manière plus spécifique pour le Directeur et ses Adjoints). Grâce à ses compétences, l'assistant de direction a pour but d'aider à gagner du temps et donc de  concentrer la Direction sur ses propres missions. C'est donc à l'assistant de de direction que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes. 

Assiste les membres de la Direction DN en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

L'organisation des événements et réunions et le suivre de tous les dossiers nécessaire sont dans les missions du poste.

Professionnel confirmé dans une expérience similaire réussie, préférentiellement dans le secteur numérique / digital. 

- Organiser les activités professionnelles des membres de la Direction : agenda, déplacements, cohérence / représentation Direction et délégations etc.

- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer

- Enregistrer, trier et répartir les saisines entrantes/sortantes, suivre les réponses apportées, entretien un tableau de bord à cet effet et remonte les priorités

- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.

- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel

- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique

- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions

- Suivre les projets et activités de la direction

- Gérer et actualiser une base d’information,

- Classer et archiver les documents administratifs

- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction

- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction

- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité

- Diffuser en interne/externe les documents administratifs       

- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations

- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie  

- Participer à la gestion financière et/ou comptable de la DN

- Préparer à la communication interne et externe.

- Assure la cohérence et l'animation de l’environnement numérique de travail DN

- Classe et tri de dossiers administratifs

- Participe au suivi et au respect des processus internes / externe, et participe à la préparation et au suivi des revues de processus (ou les comités)        

- Organise l'environnement numérique de travail de la Direction

Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné

Connaissances liées au domaine d’intervention (numérique et infrastructures)

Modes de fonctionnement des administrations publiques

Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme

Procédures administratives

Techniques de secrétariat

Technique de communication

Avoir des compétences en informatique

Avoir des connaissances sur le secteur digital / les enjeux du numérique

Procédures et techniques de classement et d'archivage

Organisation méthodique du travail et gestion du temps

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Aptitudes relationnelles

Capacités d’adaptation

Capacités rédactionnelles, et savoir mettre en forme tout type de document

Apporter une réponse personnalisée

Réaliser des synthèses et utiliser des outils éventuellement à ces effets (IA)

Animer fonctionnellement l'administration interne DN

Structurer son travail

Savoir planifier et respecter les délias

utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques de l’activité (le Système d'Information de la DN)

Savoir gérer les aléas

S'adapter aux différents interlocuteurs

Filtrer et orienter les informations

Présentation soignée, sens de la représentation

Sens de l'initiative

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Réactivité

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Attitudes de service et sens relationnel

Sens de la confidentialité

Savoir accueillir

Savoir s'exprimer oralement

Savoir gérer l’accroissement du rôle d’interface avec es services internes / externes

Être rigoureux

Être autonome

Esprit de synthèse