Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2023-1557
Statut
Classification du poste
R
Catégorie hiérarchique
C
Grades autorisés de recrutement
Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe
Demandeur
Date limite dépôt candidature (à minuit)
28/04/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Non défini
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Assistant-e H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Au sein de la Direction de la Culture, du Patrimoine et de la Mémoire, dans le service Inventaire et Patrimoines, la mission du pôle Inventaire général du service Inventaire et Patrimoines consiste à recenser, étudier et faire connaître le patrimoine. C'est une compétence obligatoire de la Région Grand Est.
Missions du poste
Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, le service, notamment en matière de gestion administrative. Assure la relation avec les usagers et/ou services utilisateurs.
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service .
Activités
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
- Classer et archiver des documents
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- valoriser les activités du service et assurer la communication (gestion du site internet, animation des réseaux sociaux, ...)
- alimenter les bases de données documentaires et mettre à disposition du public les ressources du service
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Relations hiérarchiques/fonctionnelles :
le candidat retenu sera sous l'autorité de la cheffe de service et de son adjoint
Il aura des relations fonctionnelles avec l'ensemble des agents du service repartis sur les sites de Châlons-en-Champagne, Metz/Nancy et Strasbourg.
Avantages :
Régime indemnitaire
Participation employeur prévoyance et complémentaire santé labellisées
Télétravail possible à partir de 3 mois d'ancienneté
Autres avantages extra-légaux
Le poste pourra être localisé sur Strasbourg et sur Nancy.
Permis B obligatoire ?
Oui
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
- Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention
- connaissance des outils bureautiques et de communication
- Procédures administratives
- Nomenclature comptable
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Savoir-faire
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir-être
- Rigueur
- Discrétion
- Autonomie
- Capacité d'initiative
- Capacité à travailler en équipe
Je me crée un espace candidat
