Attaché, Attaché principal,

Ingénieur, Ingénieur principal

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, le Service Ressources Internes est composé de deux pôles assurant la gestion :

- des frais liés aux déplacements et à la restauration ;

-  du temps de travail.

De plus, il élabore et suit le budget dédié aux ressources humaines et pilote la feuille de route "DRH 4.0" de digitalisation des processus RH.

Le Chef de pôle frais de déplacement-restauration:

- Encadre, coordonne et anime l’équipe composée de 6 agents, en cohérence avec les objectifs fixés par la chef de service, la DRH et la DRH déléguée

- Fait évoluer les règlements relatifs aux frais de déplacements et restauration conformément aux évolutions réglementaires ou décisions de la Collectivité

- Etablit et suit les marchés relatifs aux Titres restaurants (à ce jour la société EDENRED), marchés voyagiste (à ce jour la société Travel Planet pour la mise disposition du portail et la société Prometour pour les voyages sur mesure) comme la convention SNCF relative aux « Cartes Simplicités » notamment lors de la facturation mensuelle au travers des relevés d’opérations.

- Optimise les procédures, contrôle et évalue l’emploi des ressources

- Assure, en lien avec la Communication interne, la communication relative aux actualités ou aux évolutions des dispositions Frais de déplacement - Restauration aux agents et par tous les moyens mis à sa disposition au sein de la Collectivité (intranet, Newsletter, magazine interne...)

- Suit les conventions liant la Région aux Restaurants Inter Administratifs (RIA)

- Est le chef de projet du logiciel des frais de déplacements (TRAJ’Est). Il en assure la gestion de projet et le fait évoluer conformément au règlement des frais de déplacements

Il élabore les indicateurs relatifs aux frais de déplacements et à la restauration, en assure le suivi, et en fournit une analyse critique en donnant des pistes d’étude.

Il contribue aux divers groupes de travail déclinant la gestion des frais de déplacements et de la restauration, le système d’information de la Collectivité tels que l’outil de ticketing (ESM), l’intranet (DWP), le Système d’Information Décisionnel (SID) pour en assurer l’interopérabilité.

Au quotidien, il:

- Accompagne les gestionnaires du pôle dans les tâches relatives à la gestion des frais de déplacements et de la restauration,

- Imagine et met en œuvre l’organisation

- Arbitre ou soumet à arbitrage les demandes spécifiques d’agents relatives aux règlements du frais de déplacements et de la restauration

- Met en place des audits internes et fournit les données nécessaires aux autres services de la DRH, des finances...

Sur le thématique frais de déplacements, il :

- Assure des points réguliers avec les titulaires du marché

- Est l’interlocuteur privilégié des directions pour l’organisation des voyages sur mesure

- Valide au même titre que le chef de Service ressources Internes les notes de frais et les ordres de mission permanents de l’ensemble des agents de la Collectivité

Il assure également le paramétrage du logiciel frais de déplacements TRAJ’EST, solution logiciel Notilus de la société CEGID avec qui il est en relation directe

A ce titre, il en assure la gestion de projet en lien avec la Direction du Numérique, du gestionnaire référent et de la société CEGID .

A noter que dans le cadre de la refonte de ce logiciel, il pilotera, avec l’équipe projet :

- à la rédaction du cahier des charges et de ses spécifications. Il doit ainsi être moteur pour exprimer le besoin, proposer des axes de réflexion,.

- A l’analyse des réponses afin de retenir la meilleure solution en faisant appel si besoin à un arbitrage, et procéder au choix du logiciel

- Au paramétrage du nouvel outil

- A la planification et l’organisation du déploiement de la solution sur l’ensemble du territoire en lien avec le service formation, la com interne et la Direction du Numérique

- à la formation des agents et de leurs encadrants. 

 Lors de chaque livraison d’une nouvelle version du logiciel, il réalise les tests de non régression comme des nouvelles fonctionnalités, s’assure de la conformité des livrables aux spécifications, le cas échéant s’assure que les corrections sont prises en charge.

Sur la thématique de la restauration, en lien avec la gestionnaire tickets restaurant, il organise la gestion des titres restaurant comme leur attribution et contribue aux vérifications lors des commandes

Il peut être amené à travailler en lien avec le Chef de projet digitalisation RH, sur des projets d'évolutions ou de mise en place de nouveaux logiciels relatifs à la gestion des frais de déplacements.

Pour mener à bien l’ensemble de ces activités, le Chef de pôle doit avoir une bonne connaissance de la règlementation relative aux frais de déplacements et à la restauration et des règlements de la Collectivité, ainsi qu'une compétence dans la gestion de projet et l'utilisation d’outils de collecte et d'analyse de données (tel que Business Object). 

• Bonne connaissance de la législation en matière de frais de déplacement
• Connaissances transversales en Ressources Humaines
• Animation de formations
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, Powerpoint, Outlook)

• Maîtrise de l'outil décisionnel Busines Objects
• Maîtrise du logiciel de gestion SAGA (logiciel Ciril de la société Civilnet RH) et/ou du progiciel Notilus de la société CEGID serait un plus

• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Méthode et rigueur
• Force de proposition et d’initiative

• Sens du travail en équipe et en transversalité

• Neutralité, discrétion professionnelle et confidentialité
• Autonomie, esprit d’analyse et d’initiative
• Sens du contact, de l’écoute et de l’accueil