Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Rédacteur

Adjoint technique

Adjoint technique principal de 2ème classe

Adjoint technique principal de 1ère classe

Agent de maitrise

Agent de maîtrise principal

Technicien

Les Maisons de Régions renforcent la présence territoriale de la Région en assurant la proximité avec les usagers et les acteurs locaux. Elles constituent les portes d'entrée de la Région dans les territoires ; elles sont les garantes de l'articulation des politiques régionales et de la prise en compte des enjeux territoriaux dans leur mise en œuvre.

Le Service Administratif et Financier de la Maison de la Région de Châlons-en-Champagne garantit la fiabilité et la régularité des tâches administratives et financières qui sont menées dans le cadre de l'activité de la Maison de la Région (lycées, transports, développement territorial). Il assure la gestion financière des opérations confiées à la Maison de la Région de Châlons-en-Champagne. Il est en lien principalement avec le service construction maintenance de la Maison de Région qui gère 21 sites (lycées/CREPS). Il a un rôle d'interface finances avec les directions centrales (opérationnelles et fonctionnelles). Par ailleurs il intervient systématiquement sur les problématiques transversales (démarche qualité de la relation à l'usager –gestion des permanences, suivi des moyens).

Vous assurerez le traitement comptable des dépenses et des recettes de la collectivité en appliquant les procédures, les règles budgétaires et législatives définies. Vous traiterez, analyserez et contrôlerez les données, tout en exploitant les systèmes d’information. Vous serez responsable d’informer, d’orienter et de conseiller les services et/ou les partenaires sur ces processus, et de contrôler le processus d’engagements et de décisions financières.

Vous effectuerez également les actes de gestion administrative concernant un domaine d’activité donné, en appliquant les procédures, règles administratives et législatives définies.

De plus, vous gérerez administrativement et financièrement les marchés publics en liaison avec les services concernés.

Activités principales : Gestion financière et administrative

• Gestion et création de tiers sur l’outil financier « TIGRE »
• Effectuer les opérations d’engagement et de liquidation des dépenses
• Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables justificatives des dépenses
• Réceptionner et gérer les factures
• Collecter et contrôler les pièces justificatives, en vérifiant leur conformité avec les marchés
• Suivre administrativement et financièrement l’exécution des marchés en collaboration avec le service construction maintenance : gestion des avances, décomptes, factures, calcul et contrôle des révisions et actualisations des prix, et pénalités de retards éventuelles conformément aux dispositions contractuelles
• Assurer le suivi des devis, la notification des lettres de commande aux entreprises, et la mise à jour des tableaux de suivi
• Établir, lorsque nécessaire, des certificats pour paiements, des états récapitulatifs de paiements et des certificats administratifs
• Dématérialiser les pièces
• Suivre et diffuser les suspensions, rejets et observations de la Paierie régionale
• Tenir et mettre à jour régulièrement des tableaux de bord
• Réceptionner, envoyer, distribuer et enregistrer les courriers du service

Activités secondaires : Appui aux autres services de la Maison de Région

• Assurer la suppléance de l’assistante de direction lors de ses absences : accueil physique et téléphonique de la Maison de la Région, gestion du courrier, des e-mails et intendance
• Appuyer le pôle développement territorial dans l’instruction des dossiers de demandes d’aides régionales relevant de la Maison de Région
• Apporter un soutien ponctuel aux différents services de la Maison de Région (manifestations, renfort logistique, etc.)

• Maîtrise du cadre juridique et réglementaire relatif à la gestion financière des collectivités territoriales
• Connaissance approfondie des processus et des procédures administratives spécifiques à la gestion des dépenses et des recettes publiques
• Familiarité avec les méthodes et usages de la collectivité, incluant les procédures internes, les formulaires administratifs et l'organigramme
• Expertise en nomenclature comptable M57 et sa mise en œuvre pratique
• Compétence dans l’utilisation d’outils informatiques et bureautiques

• Capacité à organiser méthodiquement le travail et à gérer efficacement le temps pour respecter les délais et priorités
• Aptitude à effectuer et vérifier les opérations d’engagement et de liquidation des dépenses de manière rigoureuse
• Capacité à contrôler la conformité des pièces justificatives et à assurer la gestion administrative et financière des marchés publics en respectant les procédures établies
• Compétence dans la création, la mise à jour et l’exploitation des tableaux de bord financiers pour un suivi précis des dépenses et recettes
• Savoir communiquer de manière claire et concise avec sa hiérarchie, en rendant compte des activités et des anomalies éventuelles

• Rigueur et précision dans le traitement des tâches comptables et administratives
• Capacité à travailler en équipe, en collaborant efficacement avec les différents services de la Maison de la Région et les partenaires externes
• Attitude de service, avec un souci constant de répondre aux besoins des usagers et de maintenir des relations professionnelles de qualité
• Sens de l’organisation et de la priorisation, avec une capacité à s’adapter aux imprévus et aux urgences
• Esprit d’initiative et autonomie dans l’exécution des tâches, tout en respectant les directives et procédures établies