Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2024-4353
Statut
Classification du poste
G1
Catégorie hiérarchique
B-C
Grades autorisés de recrutement
Adjoint administratif
Adjoint administratif principal de 2ème classe
Adjoint administratif principal de 1ère classe
Rédacteur
Demandeur
Date limite dépôt candidature (à minuit)
23/09/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Strasbourg
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Site administratif Strasbourg - Place Adrien Zeller
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Assistant au Cabinet du Président chargé des représentations H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Assurer le bon fonctionnement et la coordination efficace de l'agenda du Président de la
Région en faisant le lien avec les élus régionaux, les collaborateurs de Cabinet, le secrétariat du Président et la Direction de la Communication.
Prévenir les élus régionaux des séquences qui les concernent, alerter sur les dates.
Gestion de la billetterie.
Missions du poste
Assurer la gestion des invitations adressées au Président et les représentations du
Président par les élus régionaux dans les manifestations extérieures.
Activités
• Gérer les invitations entrantes : inscription, enregistrement agenda, propositions élus
• En lien avec le Chef de Cabinet, solliciter les élus pour leur confier les représentations extérieures du Président
• Assurer le lien permanent avec les élus et leur secrétariat pour connaître leur disponibilité pour les représentations
• En lien avec les organisateurs des événements extérieurs, annoncer les élus représentant le Président, si prise de parole, déroulé, etc. et excuser le Conseil régional le cas échéant
• En lien avec les différents services, le Cabinet et le Groupe de la Majorité, solliciter des éléments de langage et la préparation des dossiers ou documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements pour les fournir aux élus
• Établir mensuellement les ordres de mission des élus qui représentent le Président
• Rédaction, saisie de courriers et documents divers (pouvoirs)
• Mise à jour des fichiers (contacts, élus, ...)
• Assurer le lien permanent, les échanges d’informations et le remplacement éventuel des assistantes secrétariat du Président du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
• Rédaction et envoi du tableau des Représentations qui répertorie les manifestations de manière hebdomadaire
• Classement
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du Directeur du Cabinet et du Chef de Cabinet.
- Disponibilité horaire
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Poste à pourvoir dès que possible
Permis B obligatoire ?
Non
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
- BTS Assistant de direction
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans le secrétariat de direction
- Bonne connaissance des collectivités territoriale
Savoir-faire
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacités d’adaptation
- Capacités rédactionnelles
- Pratique de la langue allemande serait un plus
Savoir-être
- Intérêt pour l’actualité régionale
- Aptitudes relationnelles
- Esprit d’équipe
- Capacité de prise d’initiatives
- Réactivité
- Discrétion totale
- Rigueur et sens de l'organisation
Je me crée un espace candidat
