Informations générales
Organigramme CIRIL
Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !
Référence
2024-4058
Statut
Classification du poste
G2
Catégorie hiérarchique
B
Grades autorisés de recrutement
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Technicien principal de 1ère classe
Demandeur
Date limite dépôt candidature (à minuit)
09/06/2024
Localisation du poste
Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région
Maison Grand Est Paris
Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS
Non défini
Description du poste
Type de contrat
Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Intitulé du poste
Intendant de la Maison de la Région Grand Est à Paris H/F
Missions de la Direction / du service / du pôle
Le service cérémonies officielles et réceptions planifie et pilote la mise en place de prestations dans le cadre de l’organisation de manifestations de l’institution (séance plénière, commission permanente, commissions thématiques, déjeuners et dîners officiels, colloques, salons, réceptions, séminaires, …). Il supervise les prestataires externes et anticipe les besoins pour veiller à la bonne organisation de la prestation.
Ce service est en charge notamment du suivi administratif et financier des frais de bouche pour les manifestations organisées par l’institution (suivi marché traiteurs, lettres et bons de commande…).
Missions du poste
L'intendant veille au bon fonctionnement de la Maison de Région de Paris en terme d’accueil, de fonctionnement quotidien et d’entretien. Il en assure la gestion administrative.
Activités
- Assurer l'ouverture et la fermeture de la Maison de Région de Paris
- Assurer l’accueil des personnalités et du public au sein de la MR
- Assurer la coordination des missions de l’agent d’accueil (assurées par prestataire externe) en fonction des besoins de la MR, en lien avec la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Gérer le planning de la MR Paris et l’agenda des rendez-vous et des réunions du Président et des élus en lien avec le Cabinet
- Gérer le planning de réservation des salles de la MR de Paris :
o Étudier les demandes de réservation
o Établir des propositions en fonction des disponibilités
o Confirmer les réservations
- Préparer/Installer les salles pour les réunions
- Gérer la signalétique
- Vérifier et/ou veiller au bon fonctionnement des équipements
- Préparer/imprimer les dossiers pour les réunions
- Veiller à la propreté des lieux
- Gérer les stocks de fournitures, consommables et alimentaires (eau, café, thé…)
- Contribuer à l'organisation des différents évènements (cafés d'accueil, déjeuners, diner et cocktails). En assurer l'intendance, le bon déroulement et éventuellement la mise en place et le service.
- Appliquer et veiller au respect des règles protocolaires
- Gérer et suivre les commandes des prestations en lien avec le Service Cérémonies Officielles et Réceptions de la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Assurer le lien avec les services intérieurs et les prestataires externes
- Assurer un repérage et un suivi technique de la Maison de Région
- Signaler les éventuels dysfonctionnements à la Direction des Moyens généraux et à la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Être l'interlocuteur privilégié des prestataires du service (traiteurs, fleuristes, entrepreneurs...)
- Accueillir les prestataires et équipes techniques (nettoyage, maintenance, traiteurs…)
- Réaliser un suivi et établir un bilan d'activités du site
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des biens
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Poste avec horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés.
Avantages :
Temps de travail (RTT, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Permis B obligatoire ?
Oui
Poste logé ?
Non
Compétences et aptitudes
Savoir
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
- Être au fait de l’actualité territoriale
- Connaissance des règles protocolaires
- Avoir des connaissances et/ou une formation dans le domaine de l’accueil ou du service en hôtellerie restauration.
- Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire, organigramme.
- Us et coutumes culturelles (salutations, comportement, art de la table, cadeaux, produits alimentaires, etc.).
- Maitrise des outils bureautiques
Savoir-faire
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Hiérarchiser les priorités
- Capacité à travailler en transversalité
- Aptitudes relationnelles
- Capacité d’adaptation
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacités minimales à la manutention de mobilier
Savoir-être
- Autonomie
- Force de proposition
- Réactivité
- Rigueur et précision
- Sens du contact
- Sens pratique
- Discrétion / réserve
- Diplomatie
- Polyvalence
- Disponible
- Capacité à travailler en équipe
- Dynamisme
- Attitudes de service et tenue irréprochable
- Sens de l’observation et de l’écoute
Je me crée un espace candidat
